Mantén fresco tu conocimiento
Como anécdota
Si tengo un consejo de mi papá presente en la mente todo el tiempo es el siguiente: “'¡Escríbelo!”.
Mi hermano es un cocinero excelente, de profesión y vocación, y cada vez que en casa cocinaba algo nuevo mi papá le preguntaba -¿Escribiste la receta?. Era tan divertido cada vez que pasaba porque mi hermano, de hecho, nunca anota sus recetas.
¿Por qué crear notas?
Ejercicios de imaginación
Situación 1
Es domingo por la mañana, el desayuno está listo y todos en la casa se sientan alrededor de la mesa.
Mencionas que ese día hace 3 años fue cuando asistieron al lugar que les pareció tan especial y que prometieron regresarían pronto.
Haces los arreglos necesarios para el viaje, les das la noticia y están listos para nuevas crear nuevos recuerdos como familia.
Situación 2
Llegas a la oficina el lunes por la mañana, la primera junta de la semana está por empezar.
Uno de tus compañeros de trabajo está apurado porque no encuentra una parte de la información importante para la junta. No recuerda cómo guardó el archivo.
Tu abres tu computadora y en cuestión de segundos encuentras las notas necesarias para esa reunión junto con comentarios que los participantes realizaron en respecto al mismo tema a lo largo de la semana.
Mindfulness
Cuando estás tanto con la familia y amigos, como en el trabajo, es importante que estés presente en tus conversaciones sin tener tu mente ocupada en diferentes pensamientos mientras solo haces parecer que prestas atención.
Estar presente muestra respeto y además ser un buen escucha es confortable para los demás ya que les estás brindando la importancia que cada uno merece. Por otro lado, te vuelves un referente para cuando alguien necesita un punto de vista o simplemente compartir algo que está pasando en el momento.
Retención de memoria
Los principales aspectos que afectan la retención de memoria son los siguientes:
Atención: La información a la que no se le prestó suficiente atención o no se repasa constantemente decae rápidamente.
Codificación: Cómo la información es aprendida y luego procesada afecta la retención. Asociaciones significativas y la continua interacción con la información mejora la codificación.
Acceso: Recordar la información con regularidad, así como hacer uso de la misma, fortalece la impresión en la memoria.
Memoria de corto plazo
Los seres humanos somos capaces de mantener de 5 a 9 artículos en la memoria de corto plazo.
La memoria de corto plazo, también conocida como memoria de trabajo, solo dura unos minutos.
Es muy complicado lograr estar presentes en conversaciones personales y profesionales cuando continuamente estamos intentando recordar, o de no olvidar, la gran cantidad de información a la que tenemos acceso todos los días.
Ventajas de tomar notas
Delegar la tarea de retención de nuestro cerebro a un sistema confiable.
Liberar la gran capacidad de procesamiento para dedicarlas a tareas creativas como la resolución de problemas o creación de ideas para nuevos proyectos.
Y lo más importante, poder estar presentes en el momento para beneficiar a nuestra familia, amigos y comunidad en general.
Si llegaste hasta aquí y resultó que tomar notas resuena con una necesidad tuya, entendamos un par de cosas que me parecen fundamentales acerca de las notas.
Métodos para tomar notas
Métodos Analógicos - Lápiz y papel
Tal vez algunas generaciones ya no aprenden a escribir a mano, pero en la mía todo fue anotado con lápiz y papel. Diversas libretas para cada asignación y algún boletín de tareas donde los profesores se comunicaban con los padres.
Cuando ingresé a la universidad, una laptop era obligatoria pero por alguna razón no tomábamos muchos apuntes digitales. Las libretas cambiaron a carpetas con hojas sueltas y luego, en mi caso, a saber dónde anotaba si es que llevaba algo con que escribir.
Mientras estaba en la universidad, trabajé en bares y restaurantes y vaya que necesitaba escribir casi todo. Incluso, en algunos lugares, me tocaba pasar en limpio “la comanda” porque no había caja registradora para imprimir tickets.
Cuando empecé a trabajar en el ámbito corporativo, una libreta con todos mis apuntes basta para el día a día. La primera vez que renuncié a un trabajo, olvidé la libreta en el cajón de mi oficina y por varios años se hacía la broma de que era la libreta de todo lo que no se debía hacer. Tal vez no era tan de broma.
En la casa también hay que manejar información y la forma más recurrente es la de los post-its, pequeñas notas para recordatorios que siempre están volando por ahí. Ahora mi novia me deja anotada mi “Honey-do list” en una de esas cerca de mi computadora. Ya saben: “Honey, can you do so and so?”
Por último, tengo un par de libretas pequeñas que me sirven como diario, pero la más valorada es una que tenemos mi novia y yo para escribir cosas que hemos hecho que nos parecen significativas, como un diario de pareja para de alguna manera tener un record de lo que hemos pasado.
Métodos Digitales - Computadora, tablet, teléfono móvil
Como he mencionado, en mis primeros años de escuela, no tuve acceso a notas digitales. Fue hasta el final de la secundaria que tuvimos nuestra primera computadora y las primeras asignaciones de trabajos impresos.
Hoy en día, excepto mis diarios de reflexión, toda la información que plasmo es de manera digital.
Por separado tengo notas referentes a pendientes o cosas por hacer (aquí es donde digitalizo la “Honey-do list” que mi novia deja en un post-it). Y tengo notas referentes a información para el trabajo, entretenimiento, finanzas personales, resúmenes de libros, etc.
Las notas que genero están sincronizadas entre mi laptop personal, mi teléfono personal y una tablet. Además tengo un ecosistema solo para la computadora del trabajo por cuestiones de privacidad y seguridad.
Tipos de notas
En realidad no es de importancia si las notas que tomamos son físicas o digitales, lo que es de crucial importancia es, primero que nada, que en realidad anotemos información y que lo hagamos de manera consciente.
Después de leer varias veces acerca del método Zettelkasten de Niklas Luhmann, método PARA: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo, de Tiago Forte; y Organízate con eficacia de David Allen, he encontrado la siguiente manera de categorizar mis notas.
Notas fugaces
Cada vez que queremos recordar algo, una idea que tuvimos en la regadera, investigar acerca de un tema que nos interesa, un punto importante de un libro o un video, puede ir a una nota fugaz.
La intención de estas notas es que sean desechables, ya que después de procesarlas son eliminadas para dar origen a algo con mas consistencia: una acción inmediata, una acción en el futuro, o a ser parte de una nota más grande en caso de que tenga relación con temas que se han tratado antes.
Notas de referencia
En estos días estamos en contacto con miles de bytes de información y entre todos los formatos que tenemos a la mano, nos encontramos alguna joya que nos interesa pero no tenemos tiempo de procesar en el momento: un video de Youtube, un comercial en la TV, un reel de instagram, un tweet, etc.
Estas muchas veces van de la mano con las notas fugaces, y una vez procesadas, son desechadas. Si la nota representa una referencia para distintos temas, como un libro o publicación, no se desecha.
Notas permanentes
Estas notas son ya una destilación de referencias y notas fugaces que nos sirven para nuestro acervo cultural, esparcimiento o documentación en el trabajo.
En las notas permanentes es donde reflejamos qué tanto entendemos del tema del que se trata, y damos un toque personal al montón de referencias que nos encontramos en el día a día.
Lista de Pendientes.
Cuando una de nuestras notas refleja más una acción a tomar más que un fragmento de información o conocimiento, es momento de transformarla a una tarea que tiene un lugar y momento específico.
Sistema básico de toma de apuntes.
Después de tanta información, ahora un poco de acción. Más adelante compartiré información específica sobre los métodos antes mencionados, pero por ahora me interesa que empiece a moverse la bola, así ganamos tracción y después se afinan los detalles.
Herramientas
Herramientas de escritura: lápiz, cincel, máquina de escribir, teclado de computadora, teclado virtual en pantalla táctil.
Depósito de información: hoja de papel, post-it, laja de piedra, editor de texto, aplicación de notas en el celular.
Fichero: Un depósito donde puedas dividir agregar tus notas de manera ordenada como un folder, una carpeta, un archivero, el sistema de archivos del celular, computadora o tablet, la aplicación de notas del celular.
Etiquetas: Cualquier elemento para diferenciar una categoría de otra, de preferencia con colores o texto grande para remover la fricción a la hora de organizar las notas.
Bandeja de entrada: Una charola, un folder extra con la leyenda de “bandeja de entrada”.
Captura
Titula tu bandeja de entrada y colócala donde pases mayor tiempo.
Crea al menos tres distintos depósitos de notas, por ejemplo: Pensamientos/ideas, Trabajo/Escuela, y una para tu hobby favorito por ahora Hobby.
Ya sea en el teléfono celular, post-it, hoja o cualquier otra forma que vayas a utilizar en esta etapa, escribe todo lo que sientas que vaya a ser necesario en el futuro: un pensamiento, lo que dijeron en la TV, lo que tu compañero de clase mencionó durante el descanso.
Una vez que hiciste una nota, guárdala y si no tienes a la mano tu bandeja de entrada, en cuanto estes cerca de ella, agrega todas tus notas del día. No te preocupes más.
Procesamiento
Toma una nota de tu bandeja de entrada.
Dependiendo del tema, agrégala a tus depósitos de notas etiquetados, por ejemplo: “La estrategia para incrementar el market share del producto ABC se implementará durante el taller de la próxima semana”. Esta nota va al depósito de Trabajo.
Una vez limpia tu bandeja de entrada, toma cada uno de tus depósitos, revisa las notas y colócalas en segmentos por tema.
Destilación
Cuando tienes suficientes notas en una de tus categorías para un tema asignado, trata de hacer una nota más grande uniendo las notas pequeñas.
Mantén la nota grande junto con las notas pequeñas dentro de la categoría para futuras referencias, o en caso de que tengas más notas en el futuro que puedas agregar.
Iteración
Cada una de las actividades de captura, procesamiento y destilación se repetirán una y otra vez, cada uno con una frecuencia diferente.
La captura se realizará varias veces en el mismo día.
El procesamiento se realizará una vez al día.
La destilación se realizará al menos una vez a la semana.
Y ¿Ahora qué?
Ya anotaste un montón de cosas, las pusiste en un lugar donde puedes acceder a ellas y encontrar información de una manera fácil. ¡Muy bien! Pero, ¿ahora qué haces con todo eso?
Primero que nada, vive con la tranquilidad de que cuando quieras retomar un tema, no tienes que empezar desde cero y de que olvidarás detalles cada vez menos. Esta tranquilidad se traduce en tiempo de calidad con tu familia y amigos, y mejor desempeño en tu trabajo.
Por otro lado, dependiendo de tus actividades, tu proceso de trabajo se vuelve más fluido, tienes un sistema: asentar notas, revisarlas, procesarlas, asignarles un espacio, y consultarlas. Este sistema se realiza una y otra vez, haciendo tu sistema un organismo vivo y no un archivo muerto.
Si estas estudiando para un examen, tener tus notas organizadas te ayuda a consultarlas de manera aleatoria para poder repasar. Además, después de repasar tus notas puedes utilizar el método Feynman que te ayuda a entender e integrar temas complejos transformándolos en fragmentos más digeribles.
En el caso de estar en tu etapa profesional, no importa a qué te dediques, debes procesar información, y si quieres resaltar en tu entorno, debes compartir información digerida.
Conclusión
Como siempre dicen: hay dos momentos para empezar, hace diez años y hoy. Crea tus notas, haz un desastre con ellas, intenta una y otra vez y ve ajustando. Solo no pares.
Sigue leyendo el blog y verás contenido específico de cómo tomar notas, y que tipos de contenido puedes generar a partir de tus notas permanentes y cómo puedes apalancarte de estas herramientas para generar mejores oportunidades y ayudar a más gente a tu alrededor.
¿Qué piensas?
Espero que esta condensación de cómo empezar tu sistema de notas y por qué usarlo sea de ayuda para empezar a generar inercia hacia un sistema de manejo de conocimiento.
Por favor deja un comentario con preguntas o sugerencias. El tema es amplio y hay mucho espacio para conocer diferentes prácticas.
Que tú, los que te rodean y todos los seres de este y todos los mundos sean felices y no conozcan la miseria.
